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Ref: #74040
Service-Administrator
Service-Administrator
Standort: Technisches Servicezentrum
Arbeitszeiten: Montag – Freitag, übliche Geschäftszeiten
Dienstreisen: Bis zu 5 %
Position Übersicht
Wir suchen einen äußerst gut organisierten Service-Administrator, der eine Außendienstorganisation im Fertigungsbereich administrativ und operativ unterstützt. Diese Person fungiert als wichtige Schnittstelle zwischen Kunden, Servicetechnikern und internen Teams und gewährleistet die effiziente Koordination von Serviceaktivitäten, der Ersatzteilverwaltung und administrativen Prozessen.
Der ideale Kandidat verfügt über Erfahrung in einem schnelllebigen Außendienstumfeld, zeichnet sich durch ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten aus und ist in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
Hauptverantwortlichkeiten
- Unterstützen Sie die Servicekoordinatoren und Serviceleiter, indem Sie den Kunden die Servicepläne, Aktualisierungen und Änderungen mitteilen.
- Als Ansprechpartner für Kunden bei Serviceanfragen und Außendiensttätigkeiten fungieren.
- Verwaltung und Pflege von Serviceaufträgen und der dazugehörigen Unterlagen.
- Die Installation von Anlagen sowie die damit verbundenen administrativen Tätigkeiten koordinieren und abwickeln.
- Bearbeitung von Bestellungen für Garantieteile und Unterstützung bei Anforderungen im Außendienst.
- Koordinieren Sie die nationalen und internationalen Versandabläufe für Servicewerkzeuge und die Rücksendung defekter Teile.
- Unterstützung bei der Maschinenlogistik, der Rechnungsstellung und der Bearbeitung von Lieferantenbestellungen.
- Führen Sie genaue Aufzeichnungen und sorgen Sie für die fristgerechte Erledigung administrativer Aufgaben.
- Erledigen Sie weitere Aufgaben, die Ihnen übertragen werden.
Qualifikationen
- Ein Bachelor-Abschluss wird bevorzugt.
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Serviceverwaltung, Servicekoordination oder Außendienstunterstützung.
- Erfahrung in den Bereichen Ersatzteilbestellung, Garantieabwicklung und logistische Koordination.
- Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen, darunter Word, Excel und PowerPoint.
- Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen wie SAP, Baan oder ähnlichen Plattformen.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld Prioritäten effektiv zu setzen.
- Ausgeprägte Kommunikations- und Kundendienstfähigkeiten.
- Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmen aus den Bereichen Fertigung, Industrieausrüstung, Maschinenbau oder Außendienst wird ausdrücklich bevorzugt.
Arbeitsumgebung
- Die Tätigkeit findet hauptsächlich im Büro statt, wobei gelegentlich auch in Produktions- und Industrieumgebungen gearbeitet wird.
- Gelegentliche Belastung durch Lärm, schwere Maschinen, automatisierte Anlagen und andere produktionsbedingte Umstände.
Körperliche Anforderungen
- Häufige Nutzung von Computer und Telefon im Sitzen.
- Wiederholte Bewegungen der Hand, des Handgelenks und des Arms.
- Regelmäßiges Stehen, Gehen, Beugen und Bücken.
- Gelegentliche Dienstreisen sowie die Fähigkeit, Gegenstände bei Bedarf zu heben, zu schieben und zu ziehen
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Ref: #74040
Service Administrator
Service Administrator
Location: Technical Service Center
Schedule: Monday – Friday, standard business hours
Travel: Up to 5%
Position Overview
We are seeking a highly organized Service Administrator to provide administrative and operational support to a field service organization within a manufacturing environment. This individual will act as a key liaison between customers, service engineers, and internal teams, ensuring efficient coordination of service activities, parts management, and administrative processes.
The ideal candidate has experience working in a fast-paced field service environment, possesses strong organizational and communication skills, and is comfortable managing multiple priorities simultaneously.
Key Responsibilities
- Support Service Coordinators and Service Managers by communicating service schedules, updates, and changes to customers.
- Serve as a point of contact for customers regarding service requests and field service activities.
- Manage and maintain service work orders and related documentation.
- Coordinate and process equipment installations and associated administrative activities.
- Process warranty parts orders and support field service requirements.
- Coordinate domestic and international shipping arrangements for service tooling and defective part returns.
- Assist with machine logistics, invoicing, and vendor order processing.
- Maintain accurate records and ensure timely completion of administrative tasks.
- Perform additional duties as assigned.
Qualifications
- Bachelor's degree preferred.
- Minimum of 5 years of experience in a service administration, service coordination, or field service support environment.
- Experience with parts ordering, warranty administration, and logistics coordination.
- Proficiency with Microsoft Office applications, including Word, Excel, and PowerPoint.
- Experience working with ERP systems such as SAP, Baan, or similar platforms.
- Exceptional organizational skills and the ability to prioritize effectively in a fast-paced environment.
- Strong communication and customer service skills.
- Experience supporting manufacturing, industrial equipment, machinery, or field service organizations is highly preferred.
Work Environment
- Primarily office-based with periodic exposure to manufacturing and industrial environments.
- Occasional exposure to noise, heavy equipment, automated machinery, and other manufacturing-related conditions.
Physical Requirements
- Frequent computer and telephone use while seated.
- Repetitive hand, wrist, and arm movements.
- Periodic standing, walking, bending, and stooping.
- Occasional business travel and the ability to lift, push, and pull objects as needed
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